Qualiopi : bien se préparer au renouvellement de l’audit qualité
Trois syllabes devenues incontournables pour plusieurs dizaines de milliers d’entreprises et de consultants indépendants… Succédant au dispositif d’auto-déclaration Datadock, Qualiopi fait depuis 2019 la pluie et le beau temps dans le secteur de la formation professionnelle, univers à bien différencier de la formation initiale, et qui regroupe organismes de formation continue, centres de formation pour apprentis (CFA), organismes et consultants en bilans de compétences et validation des acquis en entreprise (VAE).
Un acteur qui détient cette certification démontre ainsi la qualité des parcours qu’il propose, et démontre qu’il respecte une trentaine d’indicateurs gravés dans le marbre du RNQ, le référentiel national qualité conçu par les pouvoirs publics.
Or, la dernière version du guide de lecture décryptant ce référentiel, la version dite V9 publiée début 2024, renforce encore les exigences.
« Les fonds publics financent une grande partie de la formation professionnelle, rappelle Sandrine Carbonaro, experte du sujet pour le groupe AFNOR. Pour s’assurer que les moyens sont correctement fléchés, le législateur a décidé d’instaurer ce signe de reconnaissance certifiant un engagement de progrès. Le nouveau guide du référentiel national qualité vise à corriger certains angles morts de la première version , il y a quatre ans. »
Qualiopi nouvelle version : la question de la sous-traitance
Parmi les principaux axes toilettés : le recours à la sous-traitance En effet, de nombreux organismes de formation passent par des sociétés externes pour dispenser leurs programmes de formations certifiantes dans le cadre du CPF, le compte personnalisé de formation, ce « porte-monnaie » en euros (et non plus en heures) que les actifs garnissent au fil de leur activité, et peuvent dépenser en formation continue. Qualiopi s’attaque maintenant à ces sous-traitants CPF : pour continuer à proposer leurs services, tous ceux qui réalisent un chiffre d’affaires supérieur à 77 700 euros par an doivent se plier au référentiel et détenir les mêmes certifications et habilitations que leur organisme commanditaire référencé sur le portail Mon Compte Formation. Objectif affiché : écarter les structures peu scrupuleuses et montrer que ces sous-traitants sont fiables, au moins autant que leurs donneurs d’ordre de la plateforme officielle. Les donneurs d’ordres, eux, s’assurent ainsi qu’ils recourent à la sous-traitance de manière maitrisée et responsable.
Purple Campus se penche déjà sur ces nouvelles exigences. Cette structure rassemble l’offre de formation des chambres de commerce et d’industrie (CCI) de la région Occitanie et forme plus de 11 000 alternants et 20 000 apprenants chaque année, en recourant en partie à des intervenants externes. « Tous n’ont pas les ressources pour mettre en œuvre Qualiopi, raconte Patrick Laborie, responsable qualité de Purple Campus. Nous les aidons à se structurer et leur donnons les pistes pour répondre à ces exigences. » Pour rester en conformité, Purple Campus adapte aussi la manière de concevoir ses formations. « Certaines demandes de clients qui s’inscrivent en formation nécessitent une ingénierie pédagogique poussée, poursuit Patrick Laborie. C’est le cas de ceux qui veulent obtenir des certificats de compétences en entreprises, acte qui nécessite un suivi des compétences déjà acquises, dans un esprit de fourniture de preuves, qui nous emmène presque sur une formation individualisée. Qualiopi nous pousse à mener un travail approfondi pour répondre à cela. » La formalisation des fiches pédagogiques contribue aussi à cet objectif et facilite la comparaison entre les différents organismes, pour plus de transparence.
Qualiopi nouvelle version : l’indispensable formalisation
Un aspect désormais bien intégré par l’Asfosar, le service formation propre aux salariés des mutuelles sociales agricoles (MSA). Après une première certification mi-2022, la direction entame dès septembre 2023 les démarches pour l’audit de renouvellement, censé survenir six mois après. « L’occasion de corriger les non-conformités identifiées, comme des informations manquantes sur les fiches de présentation : nombre minimum et maximum de participants, numéro de certification de la formation, mention handicap, etc., détaille Corinne Prorobert, directrice de l’Asfosar. Tous ces éléments nous font monter en compétences et interrogent nos pratiques. Nous ‘pensons Qualiopi’ à chaque étape, avec notamment des réunions de méthodologie hebdomadaires, avec toute l’équipe, pour contrôler nos indicateurs et s’assurer des mesures prises. Et rester en alerte, car tout change très vite ! »
« Rester en alerte » : pour un organisme de formation, il est en effet nécessaire d’être en veille active. L’audit de renouvellement repose sur la V9 du référentiel Qualiopi, publiée en janvier 2024, or la V8 remonte à décembre 2023 : deux versions à trente jours d’écart ! Mais quand on est en mode amélioration continue, comme c’est le propre de la démarche Qualiopi, cette veille est presque naturelle : il faut faire vivre son référentiel. Et ne pas attendre la dernière minute pour répondre aux exigences, ne serait-ce que parce que l’audit de renouvellement doit se tenir maximum quatre mois avant la fin de la période de certification. Un passage par la case formation, comme ici chez AFNOR Compétences , peut aussi être envisagé.
Qualiopi nouvelle version : penser qualité en continu
Dès l’audit de contrôle, en milieu de cycle, l’organisme doit se mettre en ordre de bataille, adapter ses pratiques, faire évoluer ses process, etc. Une démarche de long terme et d’amélioration continue, qu’a bien appréhendée la marque de menuiseries sur-mesure KparK, qui dispose de sa propre structure de formation pour ses techniciens-conseils. « Le tout premier audit Qualiopi réalisé en 2021 a mis en lumière la nécessité de prendre en considération les personnes en situation de handicap, se souvient Charlotte Jousse, responsable développement RH de KparK. Depuis, nous veillons à ce que notre offre soit lisible et accessible, afin que la personne puisse entrer en apprentissage et bénéficier d’aménagements particuliers. Nous pensons et organisons l’accueil des personnes en situation de handicap avant même de les recevoir. »
Mais le processus de certification Qualiopi n’est-il pas effrayant et dissuasif, de par sa complexité et le nombre de critères ? Apparemment, pas chez KparK : « Nous prenons le recul nécessaire pour une revue approfondie de nos processus internes, notre gestion administrative et notre conformité. Une introspection préalable pour identifier les points forts à consolider et les aspects à améliorer avant l’audit de renouvellement. Avec, in fine, un impact positif sur notre organisation et nos pratiques », répond Charlotte Jousse. « Qualiopi est aussi un enjeu de société, conclut Sandrine Carbonaro, pour le groupe AFNOR. En effet, il s’agit d’assurer la montée en compétences des étudiants comme des professionnels pour, in fine, réussir leurs examens, améliorer le taux d’emploi et contribuer à la compétitivité du pays. »
