Reconfinement : faites faire votre audit de certification à distance
Automne 2020 : le reconfinement en vigueur en France face à la deuxième vague de covid-19 limite la possibilité d’ouvrir son entreprise à un auditeur venu vérifier la bonne application d’un référentiel de certification. Mais les affaires continuent : faites-vous auditer à distance !
ISO 9001 pour le management de la qualité, ISO 14001 pour l’environnement, ISO 45001 pour la santé et sécurité au travail, référentiel Qualiopi pour les organismes de formation professionnelle, certifications NF, écolabels européens… Vous avez demandé à être audité sur un ou plusieurs des grands référentiels de certification, afin d’obtenir un signe de reconnaissance valorisant vos bonnes pratiques ? Sachez que si vous êtes confiné ou avez opté massivement pour le télétravail, AFNOR Certification peut vous auditer à distance ! Y compris, sous certaines conditions, pour des référentiels sectoriels, comme l’IATF 16949 pour l’automobile.
En effet, en cet automne 2020, la deuxième vague de covid-19 restreint la possibilité de se rendre en entreprise. C’est valable pour vous, qui y officiez, mais également pour nos auditeurs et auditrices, qui normalement doivent se rendre sur le terrain.
« Notre plan de continuité d’activité permet aux organisations et aux personnes de maintenir, dans toute la mesure du possible, leurs certifications et/ou labellisations, rappelle Julien Nizri, directeur général d’AFNOR Certification.
Ces mesures tiennent compte des annonces régulières du gouvernement français ainsi que des recommandations formulées par les autorités publiques. Elles intègrent également les consignes des organismes d’accréditation et d’agrément, et sont susceptibles d’évoluer en fonction de la situation. »
Audit à distance : immersion et transparence
Quels que soient leur spécialité et leurs référentiels de prédilection, les auditeurs et auditrices missionnés par AFNOR Certification ont adapté leurs pratiques et leurs protocoles pour qu’un audit à distance ressemble le plus possible à un audit de terrain, avec la même posture d’impartialité et de tiers vérificateur. Notamment en passant par la case formation, comme chez AFNOR Compétences qui propose la formation « Auditer à distance » en classe virtuelle d’une journée.
L’auditrice Chrystel Gary, par exemple, a mené plusieurs audits entièrement à distance pour des entreprises possédant les outils nécessaires. Mais comme l’audit est, par définition, un métier de terrain, un métier de contact humain, elle n’était pas sereine au départ : « Le client pourrait-il cacher des choses ? On pouvait se poser la question, car la confiance est la base du métier. C’est encore plus délicat quand on audite l’entreprise pour la première fois. Mais en définitive, les clients ont joué le jeu, et la procédure est restée transparente. C’est donc bien faisable », témoigne Chrystel Gary.
L’auditrice ajoute : « Quand on est sur place, on observe beaucoup. Mais à distance, on est plus dans le questionnement, on travaille davantage en profondeur sur les documents. C’est une approche différente, très intéressante, qui m’a beaucoup plu. » Elisabeth Marchal, qui audite à distance sur ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 270001 et Hébergement de données de santé, corrobore ce point de vue, mais note que le temps consacré au travail sur documents et la connexion permanente avec un interlocuteur dont on ne saisit pas la communication non verbale exige des pauses. « Heureusement, l’absence de déplacement compense largement : plus besoin de prendre l’avion ou un hôtel. Et ce n’est plus mal pour la planète ! »
Audit à distance : d’indispensables moyens techniques
L’expérience de l’audit à distance, Marie-Hélène Amétrano, auditrice et évaluatrice multi-référentiels, l’a goûtée… avec des lunettes connectées. Bien qu’étant peu férue de nouvelles technologies, elle a conduit plusieurs audits ISO 9001 et ISO 14001 depuis chez elle, en visioconférence avec son client chaussé des précieuses montures, et qu’elle dirigeait à sa guise. « Comme je l’aurais fait sur le terrain, je lui disais de tourner la tête vers tel bâtiment, de se diriger vers tel interlocuteur pour lui poser des questions, de passer devant tel endroit que je jugeais stratégique au vu du plan de masse que j’avais sous les yeux. On passe par le regard et la voix de quelqu’un d’autre, mais la posture et le ressenti sont identiques. J’ai même failli m’étouffer à distance quand mon interlocuteur a traversé un nuage de poussière pour s’approcher d’un poste de meulage de béton ! », raconte-t-elle.
Comme Chrystel Gary, Marie-Hélène Amétrano prévient toutefois que l’exercice est moins périlleux lorsque l’auditeur connaît le client et le site. « C’est moins évident pour un audit initial, confirme Elisabeth Marchal. Mais on peut combiner journées en présentiel et une journée à distance. A fortiori quand, comme moi, on audite des clients de l’IT, qui baignent dans les outils numériques toute la journée. » L’audit à distance se prête donc tout particulièrement aux audits de renouvellement, ainsi qu’aux clients déjà audités mais désireux de se faire certifier sur un nouveau référentiel. Et si vous essayiez ?
