La numérisation fidèle des documents : les nouveautés de la norme NF Z42-026

Aujourd’hui, de nombreux processus administratifs ou techniques, ou de mise à disposition de documents reposent sur des opérations de numérisation pour convertir des documents sur support papier en copies numériques. Pour les donneurs d’ordre qui souhaitent faire numériser des documents, il peut s’agir d’une action de facilitation d’accès à l’information. Dans certains cas, c’est aussi un préalable avant d’envisager de se défaire de la collection papier initiale. Or, cela n’est possible que sous réserve de l’obtention d’une copie numérique dite fidèle et au maintien de son intégrité durant sa durée de conservation lui conférant un caractère de fiabilité.

Pour répondre à ce besoin, la norme NF Z42-026 spécifie des exigences permettant de produire, par numérisation de documents sous forme papier, des copies fidèles de ceux‐ci. Le respect des spécifications de ce document, dont la certification est une incarnation, pourrait constituer un prérequis permettant d’envisager la destruction des documents papier ainsi numérisés, sous réserve de se conformer au cadre réglementaire.

Après cinq années d’utilisation, la norme NF Z 42-026 a été révisée. Toujours orientée vers le service, cette nouvelle version renforce les relations entre opérateurs de numérisation et donneurs d’ordres à travers le rôle central de la convention de numérisation. Elle  augmente la confiance mutuelle grâce aux attestations, tout en fluidifiant et harmonisant circuits et procédures.

Consultez également notre FAQ sur le service de numérisation fidèle

La participation est gratuite, mais l’inscription obligatoire.