Pourquoi une norme sur la numérisation fidèle ?
La norme NF Z42-026 spécifie des exigences permettant de produire, par numérisation de documents papier, des copies fidèles de ceux‐ci. Par ailleurs, le respect des spécifications et recommandations de ce document pourrait constituer un prérequis à l’appui duquel pourrait être envisagée la destruction des documents papier ainsi numérisés, sous réserve du respect du cadre réglementaire. Après cinq années d’utilisation, la norme NF Z 42-026 a été révisée, pour une nouvelle version.
Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?
Il s’agit d’un processus consistant à réaliser une copie numérique à partir d’un document d’origine dans des conditions permettant d’obtenir une reproduction visuellement équivalente, pour l’œil humain, à la forme et au contenu du document d’origine. Cela amène à :
- spécifier des niveaux différenciés de services de numérisation
- définir les exigences et émettre des recommandations pour les processus et les procédés applicables aux opérations de numérisation
- définir les informations qui sont liées à la copie numérique, notamment celles destinées à l’identification de celle‐ci, sa date de création, le contexte de numérisation, etc.
- définir les exigences de qualité du procédé de numérisation, dont les tests sur des documents similaires à ceux reproduits
- spécifier les opérations de contrôle qualitatif et quantitatif durant le processus de numérisation, afin d’être en mesure de démontrer que la copie numérique a été réalisée dans des conditions nécessaires pour assurer la fidélité de la copie numérique, c’est-à-dire la reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’original.
Pourquoi la révision de la norme était-elle nécessaire ?
Toutes les normes sont révisées régulièrement, environ tous les cinq ans, pour prendre en compte les évolutions des marchés pour lesquels elles posent un cadre. En l’espèce, la norme NF Z42-026 de 2017 ne prenait pas en compte certaines problématiques et règles de l’art actuelles. Datée de mars 2023, la nouvelle version de la norme, en conservant le même niveau de qualité, se veut ouverte et donne ainsi une plus grande latitude dans les choix opérés. Cette révision quinquennale, outre une évolution de forme sur la liste des exigences, a eu pour objectifs de :
- limiter le risque d’interprétation, en clarifiant par exemple le vocabulaire et en reprécisant les exigences vis-à-vis de la couleur indispensables si le document d’origine est en couleur
- rendre la norme plus compréhensible en enlevant les multiples cas d’usage et, en restructurant les chapitres
- rendre la norme plus opérationnelle en renforçant le rôle de la convention de numérisation et en enlevant la différenciation entre flux et stock
- rendre obligatoire la fourniture des attestations de numérisation.
A qui s’adresse la norme NF Z42-026 ?
La norme NF Z42-026 s’adresse :
- aux opérateurs de numérisation (OP). Ce sont des fournisseurs de services de numérisation ayant besoin de témoigner d’une capacité de produire des copies de numérisation fidèle pour les besoins de leur clientèle, cette capacité étant attestée par une certification.
- Aux donneurs d’ordre (DO). Ce sont des organisations publiques ou privées commanditaires de services de numérisation fidèle afin de bien identifier la nature des opérations à effectuer.
- A toute entité souhaitant connaître l’état de l’art et les exigences d’une numérisation fidèle afin soit de réaliser une démarche volontaire de mise en conformité soit de rentrer dans un véritable processus de certification.
La version 2017 de la norme est-elle toujours valable ?
Non, la version 2023 de la norme NF Z42-026 remplace la version de 2017. Cette nouvelle version précise les exigences relatives à la prestation de numérisation fidèle de documents sur support papier. En conséquence, une mise à jour du référentiel de certification NF 544 a été réalisée. Sont toujours exclues de la norme NF Z42-026 les typologies suivantes :
- documents patrimoniaux (exemple : archives d’état-civil ou cadastres)
- radiographies médicales
- microformes
- films photographiques et cinématographiques
- bandes magnétiques (sons et vidéogrammes).
Dans quels cas la norme NF Z42-026 doit-elle être utilisée en combinaison avec d’autres normes ?
La norme NF Z42-026 est associée aux normes NF Z40-350 (conservation et gestion externalisée de documents sur support physiques), NF Z42-020 (composants de coffre-fort numérique) et NF Z42-013 sur l’archivage électronique (voir notre FAQ ici).
La norme NF Z40-350 sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques peut être utilisée dans le cas où les documents d’origine sur supports physiques sont conservés et gérés de façon externalisée, en vue d’avoir une copie fidèle numérique.
L’opérateur de numérisation pourra utiliser un composant de nature à garantir l’intégrité des objets numériques pour la conservation de chaque objet produit. Dans ce cas, l’OP pourra utiliser, pendant la période de rétention contractuelle, par exemple un composant coffre‐fort numérique pouvant démontrer sa conformité à la norme NF Z42‐020 ou un système d’archivage électronique pouvant démontrer sa conformité à la norme NF Z42‐013 .
Quel lien entre norme et certification ?
La norme NF Z42-026 s’adresse aussi bien aux organismes mettant en œuvre un processus de numérisation pour leur propre compte, qu’aux prestataires de numérisation pour le compte de leurs clients, afin d’avoir connaissance des exigences. Se faire certifier relève d’une démarche volontaire que l’opérateur de numérisation a tout intérêt à revendiquer.
Quelle certification demander pour la numérisation fidèle ?
Il n’existe qu’une certification concernant la prestation de numérisation fidèle. Il s’agit de la NF 544 . La marque NF Service, à travers son référentiel « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », s’appuie sur l’ensemble de la norme NF Z42-026 ainsi que des exigences complémentaires mentionnées dans ledit référentiel. AFNOR Certification est l’un des organismes certificateurs qui délivrent cette certification ; vous pouvez demander un audit ici .
Comment savoir si les prestations de numérisation fidèle d’une entreprise sont certifiées NF 544 ?
Il est possible de consulter la page dédiée à la certification NF 544 sur le site marque-nf.com à tout moment pour accéder à l’annuaire des services de numérisation fidèle certifiés NF 544 ainsi qu’à leur certificat électronique.
Est-ce qu’il y a des changements sur la durée de validité de la certification et la périodicité des audits de conformité ?
Non, la mise à jour de la norme NF Z42-026 n’entraîne pas de changement : les certificats NF 544 sont valables trois ans et les audits sont annuels.
Quels sont les prérequis pour prétendre à la certification ?
Pour se faire certifier, l’opérateur de numérisation doit pouvoir témoigner, a minima, d’une convention de numérisation contractualisée avec un donneur d’ordres, et d’une mise en production d’un flux de numérisation d’au moins trois mois pour un donneur d’ordres.
Si je suis déjà certifié, dois-je repasser une certification ?
Il n’est pas nécessaire pour les titulaires d’un certificat NF 544 de repasser une certification. Cependant une mise à jour avec la dernière version du référentiel NF 544 doit être faite.
Quelles sont les modalités de certification d’une prestation de numérisation fidèle ?
La certification NF 544 se base sur les modalités d’audit suivantes :
- une étude de recevabilité sur la base de la partie 8 du référentiel
- une visite de l’ensemble des sites liés au service de numérisation fidèle avec vérification d’une production en cours
- des entretiens avec le personnel impliqué
- une revue documentaire.
Un service interne de numérisation doit-il être certifié pour prétendre réaliser des copies fidèles ?
Il est toujours possible de se déclarer conforme à une norme. Cependant, seule la certification garantit d’avoir fait constater les capacités de l’opérateur à réaliser un service de numérisation fidèle par un organisme extérieur, lequel engage sa responsabilité.
Peut-on imposer un format de fichier pour la numérisation ?
Les spécifications du processus de numérisation fidèle n’imposent pas de formats de fichiers spécifiques en sortie de numérisation.
Quelle référence internationale constitue depuis vingt ans le modèle générique de l’archivage électronique ?
Depuis septembre 2005, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) a approuvé la norme PDF/A pour l’archivage électronique et la conservation à long terme des documents. Mais il est possible de définir d’autres formats de fichiers dans la convention de numérisation.
Qu’est-ce que la norme nf z42 013 ?
Cette norme volontaire concerne l’archivage électronique.
N’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la norme NF Z42-013.
